PDF 文件,应该「保存为」还是「打印为」?

最近在使用 Word 文档生成 PDF 的过程中,遇到了一个有关字体嵌入的问题,进而让我开始考虑 PDF 文件的创建方式。当我们需要使用某种格式的文档(例如 Word 的 .docx)创建一份 PDF 的时候,到底该通过「保存」还是「打印」的方式进行呢? 「保存」和「打印」,效果好像是类似的 记得大概是从 Office 2007 开始,可以额外安装一个免费的加载项,直接在 Office 应用中把文档「保存」成 PDF 格式。从 Office 2013 开始,该功能进一步完善,直接成为一个内置功能,无需安装任何额外的软件就可以把文档保存成 继续阅读 [...]
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在 MS Word 中批量选中超级链接

最近的一些工作要求从 Word 文档中批量选中所有带有超级链接的文字,然后进行复制。手工选中并复制链接?这种本办法当然不屑的使用。可在网上搜索了一大圈,不知道是因为我用的关键字不够具体,还是因为真的很少有人有这样的需求,竟然找不到实用的方法。倒是很多人在问怎样批量删除超级链接,或者删除链接指向的 URL,但保留链接文本。 好吧,自己研究了一下,想出了一个办法。下文将以 Word 2013 为基础进行介绍,不过没用到什么高级功能,想必在老版本 继续阅读 [...]
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Office 2010新感觉:Word

在微软的Office套件中,我最常用的软件就是Word了,因此首先简单介绍一下这个软件中,我感觉最有趣的变化。 左上角不再有圆形按钮 这个改进虽然不大,不过真是太好了。以前用Office 2007时候,因为这个软件本身窗口左上角就有一个圆形按钮,再加上Windows Vista/7左下角的圆形按钮,屏幕四个角上,已经有两个角显示一个圆圈。我曾一度猜测,莫非微软以后打算用圆圈占领我们桌面的四角?不过好在,Office 2010中,这个可笑的圆圈终于消失了。 程序的后台信息 取代圆圈的成了长方形按钮,点击这个按钮后,可以打开一个很新颖的界面,在这里可以针对一些选项进行设置。例如在Word中,这里可以直接查看和设置文件的元数据,或设置Word本身的选项;在Outlook中,这里可以设置或添加邮箱,或设置其他选项。其实这个按钮的作用和Office2007中那个圆圈一样,只不过在点击按钮后,不再以弹出菜单的形式显示内容,而是直接将整个窗口的内容都覆盖,这样可以显示更多选项,我感觉还挺好用的。 Word导航窗格的改进 在撰写长篇文档时,导航窗格是一个很有用的功能,通过这个功能,可以直接在文档中的不同位置之间进行定位和浏览。然而在老版本中,导航窗格的位置是固定的,只能出现在窗格的最左侧。不过在2010版中,Word的导航窗格终于可以浮动显示了,不仅可以随意调整宽度,而且可以拖动到Word主窗口之外,甚至拖动到另外一个显示器上。呵呵,对于需要撰写长文档,严重依赖导航窗格,并且有多个显示器的人来说,这是个不错的功能。 不过这个功能依然有一点不足,那就是依然将导航窗格和预览窗格结合在一起,两者只能打开其一,不能同时打开。之前我就在想,如果这两个功能可以同时使用该有多好,现在用宽屏的人多了,屏幕横向面积大部分情况下都没有充分利用起来。如果能在窗口左侧和右侧分别显示导航窗格和缩略图窗格,呵呵,那就比较有意思了。 而这个改进也带来了另外一个问题:导航窗格不再提供水平滚动条,只提供垂直滚动条。什么意思呢,从上图中可以看到,导航窗格的每个节点都显示为一个按钮,按钮宽度有限,因此一旦节点上的文字太多显示不下,就会被省略。以前,导航窗格是有水平滚动条的,可以水平拖动,看到超出窗格范围的内容。但现在,超出范围的内容在按钮里直接被隐藏了,根本无法看到。如果我需要写一个层次结构比较深的文档,那导航窗格可能会成这样: 看吧,到第八级内容,导航窗格里就显示不下了。为此只能让导航窗格更宽,占据更多主文档空间。虽然现在大家都用宽屏了,但也不能这样浪费吧,显示不下的内容,直接换行显示不行吗?或者像以前一样,提供一个水平滚动条,那样也挺方便的。 Preview 继续阅读 [...]
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Word的字数统计问题

对于需要和大量文字打交道的人,在使用Word的字数统计功能时,如果你的文档中有比较特殊的内容,例如文本框,那么有一个问题一定需要注意,那就是,在2007版之前的Word中,文字统计功能并不统计文本框内文字的字数。 这个问题我一直都没有意识到,主要因为我一直使用最新版本的Word,而没有发现这个问题。最近处理的一本书稿,无论怎样计算,我这里统计的字数和出版社最终统计的字数都有所差别,而且竟然差了好几万字。这就比较奇怪了,后来经过仔细检查才发现,就是文本框的问题。出版社使用的是Word 继续阅读 [...]
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Word文档结构图内容“越界”问题

如果经常需要使用Microsoft Office Word软件撰写几百上千页的长文档,一种比较好的文档浏览方式是利用文档结构图。通过使用该功能,在Word窗口左侧的结构图列表中,可以看到一个类似“目录”的导航结构,直接单击就可以跳跃到文档中的任何位置。 正常情况下,在文档结构图中,理论上只能出现应用了具有层次结构的样式后的内容。例如在撰写文字时,对某些行应用了“标题1”、“标题2”、“标题3”这样的样式后,对应的内容才能显示在文档结构图中。其实这就像是书籍的章节编号,第一章、第1节,第1.1节,以此类推。 但是,最近我遇到一个非常奇怪的问题。在翻译一本书时,发现文档结构图中会无规律出现一些被应用了“正文”样式或其他基于正文样式的样式的文字。这句话比较绕口,还是看图说话吧。 在上图中,左侧的文档结构图窗口内,用黄色底色突出显示的都是应用了“代码”这一样式的文本,“代码”样式是基于正文的,并且不像“标题1”、“标题2”它们具有层次结构,按理说不应该出现在文档结构图中。另外,绿色突出显示的完全就是应用了“正文”样式的内容,更是不应该出现在文档结构图中。但它们都出现了。 不仅如此,如果使用Word的引用功能针对文稿内容插入目录,在目录中也会出现这些黄色和绿色突出显示的内容: 奇怪之处不止如此,更怪异的是,每次打开这个文稿时,“越界”显示的内容是不一样的。例如,这次打开时“越界”的是某某内容,当关闭文档重新打开后,原本的“某某”内容在结构图中消失了,但其他内容又出现在这里。 咨询专家后发现,这是一个已经被确认的问题。Windows平台下,Word 继续阅读 [...]
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一次高科技时代的笨拙

平时工作离不开电脑的人最害怕什么?当然是电脑出故障;比这个还害怕的呢?当然是只有自己最离不开的程序出故障;有没有更害怕的?当然是出了故障还找不到原因。刚才我就经历了这样一次“故障”,不过好在原因找到了,有点让人哭笑不得。 平时我最常用的软件可能就是MS Word了,因此我对这个软件的可靠性要求是最高的。毕竟没人希望看到自己辛苦一个小时的成果会因为Word故障而丢失。虽然从学电脑开始别人就在教导,一定要随时存盘,可现在的Windows越来越稳定,Word软件的故障恢复功能也越来越可靠,所以我渐渐忽视了这一点。尤其是现在处理的很多图文混排的文档往往有好几百页,完全保存一次需要不少的时间,所以经常可能三四个小时才会手工保存一次。 继续阅读 [...]
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