大张和小王是一家小企业的两位员工。这家企业规模不大，一共只有15人，平时的主要业务是进出口贸易。因为业务的关系，每位员工都需要和国内外的客户打交道，并需要在计算机上处理大量Word文档、Excel表单等信息。公司给大张配备了一台运行Windows Vista的计算机，给小王配备了一台运行Windows XP的计算机。
在计算机的使用方面，因为企业规模不大，因此整个企业使用了一个简单的小网络，所有计算机都以工作组的形式加入网络中。通常，员工们需要通过计算机实现下列任务：
对于所有人都需要访问的公用文件，必须可以被网络上的所有用户访问到。例如，这家企业可能需要所有员工都能在自己的计算机上看到一篇文档的内容，并进行各自的修改，这时候就可以使用共享功能将文档共享出来。
有些机密文件，只能被特定员工看到，不仅不允许被共享，而且要求必须加密。加密很简单，选中一个复选框就可以，但是加密后EFS证书的备份非常繁琐，而且很多人根本没有意识到需要备份证书。等证书丢失后访问不了自己的加密文件才后悔莫及。这时候Vista中体贴的细节就可以帮助我们及时备份EFS密钥。
每台计算机上的重要文件都必须备份，以便在硬件故障后可以从备份中还原。对于大部分人来说，数据的价值远远超过了保存数据的硬件设备，例如硬盘，坏掉就坏掉，再买一块新的就好了，可是硬盘上保存的数据如果找不到，那损失可不是几块硬盘的价钱。现在的电子产品因为各种原因，总是容易出现故障，这些都有可能导致重要数据丢失，而且我们自己平时的误操作更是大大增加了发生这种事情的概率。为了避免因为各种原因导致的数据丢失，我们应该养成良好的习惯，定期备份自己的数据，这时候就可以使用Windows
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