Vista:大海捞针也容易

大张和小王是一家小企业的两位员工。这家企业规模不大,一共只有15人,平时的主要业务是进出口贸易。因为业务的关系,每位员工都需要和国内外的客户打交道,并需要在计算机上处理大量Word文档、Excel表单等信息。公司给大张配备了一台运行Windows Vista的计算机,给小王配备了一台运行Windows XP的计算机。

因为平时需要处理很多文件,因此大张和小王主要通过Windows自带的资源管理器浏览和管理文件,在这个过程中,他们需要有更好的功能帮助自己查找文件。基本上,他们通常会遇到下面这些问题:

  • 如何通过文件的内容有效查找到自己需要的文件。计算机硬件技术的发展是飞快的,以前,我们需要考虑如何给自己的文件找到存储的空间,但现在,我们担心的是如何在海量存储空间中找到自己需要的文件。
  • 如果经常需要符合某一条件的文件,例如”10月内收到的电子邮件”,这种条件可以获得的文件是动态的,因为10月10日和10月20日这两天符合这个条件的文件绝对是不一样的。如果经常需要看到所有符合这类”动态”条件的文件,应该怎么做?
  • 如何能用更便利的方式完成绝大部分搜索操作。毕竟需要搜索的地方很多,浏览网页的时候,需要在IE中搜索;打算运行程序的时候,与其在层层叠叠的开始菜单那中寻找要运行的程序,如果可以搜索就更好了;打开控制面板,面对众多选项,如何用最短的时间找到自己需要的?

Windows Vista中包含的一些新功能可以有效改进搜索时的体验。上面提及的问题都可以使用Windows Vista自带的功能完全实现。因此相比老版本Windows XP,这样做不仅可以有效降低成本,而且并不需要用户话费额外的时间参加培训。

下文介绍的所有功能都可以用于Windows Vista商业版(Business Edition)以及企业版(Enterprise Edition)中。为了能够通过一种更直观的方法了解Windows Vista在上述各方面的改进,下文会用同一个功能在Windows XP和Windows Vista中的操作对比进行介绍。

海量文件的快速查找

经过一段时间的积累,每位员工的计算机中可能都会保存大量各种类型的文档。如果需要从这些海量的文档中找到和某个项目或者某个产品有关的所有文档,该怎么做?

对于大张和小王,他们的操作可能是这样的:

大张在Windows Vista中的主要操作

小王Windows XP中的主要操作

  1. 打开开始菜单,单击”搜索”,打开搜索窗口,并单击”高级搜索”按钮,展开高级搜索面板。


  1. 从”只显示”一栏选择”文档”,这样将只搜索文档文件。或者也可以选择”所有”,搜索所有文件。
  2. 从”位置”下拉菜单中选择要搜索的位置。例如,如果文件位于”文档”文件夹下,可以选择”索引位置”,或者选择”计算机”,以便搜索每个硬盘分区。


  1. 如果需要搜索特定日期内的文件,可以通过”日期”下拉菜单选择要搜索的日期。


  1. 选择要要搜索的日期后,从”任何”下拉菜单中选择一个要使用的逻辑关系,并从右侧的日期下拉菜单中选择一个日期。


  1. 如果希望限定文件的大小,也可以从”大小”一栏对应的逻辑关系下拉菜单中选择逻辑关系,并以”KB”为单位指定文件的大小。


  1. 如果需要,可以在右侧的”名称”、”标记”和”作者”文本框中输入要搜索的条件。


  1. 随后在窗口右上角的”搜索”文本框中输入要搜索的关键字,例如项目或者产品的名称。


  1. 随着输入,符合条件的文件就会被列在下方的窗格中。如果搜索的是索引位置,那么几秒钟内所有符合条件的内容都会列出来;如果除了索引位置,还搜索了其他位置,那么结果的显示会有些慢。如果启用了预览窗格,那么单击选中一个文件后还可以预览文件的内容。

  1. 打开开始菜单,单击”搜索”,打开搜索窗口。


  1. 在左侧的”您要查找什么”下单击”文档(文字处理、电子数据表等)”选项,并在随后出现的选项中设定文件的最后一次修改时间和文件名。


  1. 如果还需要设定更多搜索条件,可以单击”更多高级选项”链接,并在随后出现的界面上设定。


  1. 设置完所有搜索条件后单击”搜索”按钮,开始执行搜索。
  2. 取决于使用的条件和搜索的范围,搜索过程可能会需要很长时间。

在Windows Vista中,每当系统闲置(例如员工去开会,或者外出吃午餐)时,系统就会在后台对每个用户的”文档”文件夹创建索引,索引中会包含文件的很多信息以及内容。这样在搜索的时候,系统可以通过索引进行搜索,速度快,而且相当准确,同时可用的搜索条件非常多。

然而在Windows XP中就不同了,我们在XP中进行的每次搜索都需要对指定的搜索范围内的所有文件进行访问,因此默认情况下Windows XP中并不包括”索引搜索”的功能,这样的设计使得整个搜索速度非常慢,而且很影响其他程序的流畅运行。同时Windows XP中提供的搜索选项也很少。

虚拟文件夹的合理使用

因为工作的关系,员工可能会需要频繁进行同样条件的搜索。例如在十月,员工每天都需要以”10月收到的电子邮件”为条件进行搜索,以便根据搜索结果安排自己的工作。那么要实现这个目的,大张和小王分别可以怎样做呢?

大张在Windows Vista中的主要操作

小王Windows XP中的主要操作

  1. 打开开始菜单,单击”搜索”,打开搜索窗口,单击”高级搜索”按钮,展开高级搜索面板。
  2. 从”只显示”选项下单击”电子邮件”,将搜索范围限制为电子邮件。
  3. 在”接收日期”右侧的”任何”下拉菜单中选择”是”,并从右侧的日期下拉菜单中选中”2007年10月”。

    如果希望选中整个一个月,可以在日期下拉菜单中先单击顶部的”2007年10月”,打开日历的”月视图”,然后单击窗口空白处,日期一栏就会自动输入”2007/10/1 – 2007/10/31″这样的时间段。


  1. 单击右侧的”搜索”按钮,等待显示搜索结果。
  2. 单击工具栏上的”保存搜索”按钮,并在随后出现的另存为对话框上指定搜索的保存位置和名称,对于名称,建议使用有一定含义的,例如”10月收到的邮件”。


  1. 日后需要再次查看2007年10月收到的邮件,只需要双击之前保存的文件即可。
  1. 打开开始菜单,单击”搜索”,打开搜索窗口。
  2. 在”您要查找什么”选项下单击”所有文件和文件夹”。
  3. 从”在这里寻找”下拉菜单中选择”我的电脑”。


  1. 展开”什么时候修改的”选项,选中”指定日期”,然后选择”创建日期”,并设置”从”下拉菜单为”2007-10-01″,设定”至”下拉菜单为”2007-10-31″。


  1. 单击”更多高级选项”按钮,并从”文件类型”下拉菜单中选择要搜索的内容。例如,如果使用Outlook Express,需要选择”Outlook Express邮件消息”;如果使用Microsoft Outlook,需要选择”Outlook项目”;如果使用其他电子邮件客户端软件,并且支持Windows XP的搜索功能,也需要从这里选择对应的文件类型。


  1. 单击”搜索”按钮,等待搜索结果出现在右侧窗格中。
  2. 日后如果需要再次查看2007年10月收到的邮件,需要重复上述操作。

在本例中,大张利用了Windows Vista的虚拟文件夹功能。所谓虚拟文件夹,实际上就是一个保存了搜索条件的文件,当大张双击打开一个虚拟文件夹时,实际上是让Windows Vista的搜索功能利用该文件中包含的条件对文件进行搜索。因此可以说,使用虚拟文件夹功能,每次打开一个虚拟文件夹后,都会重新进行搜索,因此可以看到最新的结果。相当方便。而且虽然每次打开虚拟文件夹都需要再次进行搜索,但因为搜索是在索引文件中进行的,因此速度很快。

然而Windows XP中没有类似的功能,虽然通过设置复杂的搜索条件,小王也可以在Windows XP中搜索所有2007年10月收到的邮件,不过很明显,操作很繁琐,而且最重要的是在Windows XP中无法保存搜索条件。这也就意味着小王每次需要查看所有2007年10月收到的邮件时都必须重复指定同样的搜索条件,再次进行搜索。而且因为Windows XP不包含索引搜索功能,每次都要遍历硬盘上的所有文件,因此速度非常慢。

随时随地的搜索

在Windows Vista中,对搜索功能的重视还体现在可以进行搜索的程序上。基本上,每个支持的程序都会带有一个搜索框,只要输入相应的关键字,就可以立刻进行搜索。而这个功能是Windows XP不具备的。

大张在Windows Vista中的主要操作

小王Windows XP中的主要操作

  1. 打开开始菜单,可以看到开始菜单的左下角有一个搜索框,在这里输入关键字,不仅可以搜索安装的程序名称,还可以搜索本机保存的各种文件。这个功能可以看作是Windows Vista的”搜索门户”。


  1. 在控制面板中,面对众多的选项,如果希望快速找到自己需要的,也只需要在右上角的搜索框中输入关键字。这个功能不仅可以搜索到名称中包含搜索关键字的选项,还可以搜索到所有功能和搜索关键字有关的选项。


  1. 在资源管理器窗口的右上角也有一个搜索框,同样,大张可以在这里输入搜索关键字,搜索当前位置下所有符合条件的文件。

Windows XP完全不具备这些功能。

通过上面的事例可以看出,在Windows Vista中,用于已经可以不用再为文件的保存和搜索问题头疼。如果需要,随时可以按照自己的需要进行搜索,而只要为所有文件都创建好索引,几秒钟之内,需要的结果就会呈现在面前。

结论

通过上述事例可以看出,在文件的搜索方面,Windows Vista做得更好;Windows XP中虽然也可以实行上述的大部分操作,不过过程非常繁琐。

例如,Vista可以利用计算机的闲置资源为文档创建索引,这样在进行搜索的时候可以速度更快,而且资源占用率更低。不仅如此,用户还可以将搜索条件保存为虚拟文件夹,这样如果需要再次进行同样的搜索,只要双击对应的虚拟文件夹即可。而且虚拟文件夹是可以交叉使用的,例如管理员可以定义好一些烈虚拟文件夹,然后复制到员工的计算机上。这样员工就算不知道需要使用怎样的条件进行搜索,只要有合适的虚拟文件夹,一样可以进行复杂的搜索。

而且在Windows Vista中,无论什么时候想要搜索,无论想要搜索什么内容,在搜索框中输入要搜索的关键字即可。这个搜索过程是动态的,例如,如果想要使用”Windows”做为关键字进行搜索,随着输入,当输入这个词的第一个字母时搜索就已经开始了,而且随着输入内容的增多,搜索到的结果就越准确。大部分时候,可能要使用的关键字还没有输入完,想要的结果就已经显示了出来。

所有这些改进,都可以用于提高员工的工作效率,而在这个效率等于金钱的时代,这无疑可以为企业节省一大笔开销。

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