Vista:数据护身符

大张和小王是一家小企业的两位员工。这家企业规模不大,一共只有15人,平时的主要业务是进出口贸易。因为业务的关系,每位员工都需要和国内外的客户打交道,并需要在计算机上处理大量Word文档、Excel表单等信息。公司给大张配备了一台运行Windows Vista的计算机,给小王配备了一台运行Windows XP的计算机。

在计算机的使用方面,因为企业规模不大,因此整个企业使用了一个简单的小网络,所有计算机都以工作组的形式加入网络中。通常,员工们需要通过计算机实现下列任务:

  • 对于所有人都需要访问的公用文件,必须可以被网络上的所有用户访问到。例如,这家企业可能需要所有员工都能在自己的计算机上看到一篇文档的内容,并进行各自的修改,这时候就可以使用共享功能将文档共享出来。
  • 有些机密文件,只能被特定员工看到,不仅不允许被共享,而且要求必须加密。加密很简单,选中一个复选框就可以,但是加密后EFS证书的备份非常繁琐,而且很多人根本没有意识到需要备份证书。等证书丢失后访问不了自己的加密文件才后悔莫及。这时候Vista中体贴的细节就可以帮助我们及时备份EFS密钥。
  • 每台计算机上的重要文件都必须备份,以便在硬件故障后可以从备份中还原。对于大部分人来说,数据的价值远远超过了保存数据的硬件设备,例如硬盘,坏掉就坏掉,再买一块新的就好了,可是硬盘上保存的数据如果找不到,那损失可不是几块硬盘的价钱。现在的电子产品因为各种原因,总是容易出现故障,这些都有可能导致重要数据丢失,而且我们自己平时的误操作更是大大增加了发生这种事情的概率。为了避免因为各种原因导致的数据丢失,我们应该养成良好的习惯,定期备份自己的数据,这时候就可以使用Windows Vista中的备份程序来帮忙。
  • 必须有一种方法可以看到同一个文档的不同修订版本。如果你按照老板的意思修改了一篇文档,并存了盘,老板却觉得修改前的内容更好,要你把修改前的内容给他,你会怎么办?在Windows XP下,对于这种要求,我们几乎无法满足,但在Windows Vista下,事情已经简单到只要点击鼠标按键几次就可以。

在老版本Windows中,如果希望实现上述目标,往往需要员工具有较高的技术水平,有些情况下根本无法通过Windows本身的功能实现,往往还需要借助第三方软件。这样不仅会增加人员的雇佣和培训成本,而且购买第三方产品往往需要花费额外的一笔钱。

作为微软最新一代客户端操作系统,Windows Vista针对小型企业工作组模式的数据保护提供了完善的解决方案。并且在文件共享、加密密钥备份、数据备份及还原及文件版本控制等方面作出了相当多的改进。通过Windows Vista中的相关功能,任何用户,只要有简单的计算机使用经验,甚至不需要参加额外的培训,完全借助Windows Vista自身的各项功能,就可以实现上面提到的所有要点。下文介绍的所有功能都可以用于Windows Vista商业版(Business Edition)以及企业版(Enterprise Edition)中。

为了能够通过一种更直观的方法了解Windows Vista在上述各方面的改进,下文会用同一个功能在Windows XP和Windows Vista中的操作对比进行介绍。

通过网络共享文件

要想在Windows中将文件通过网络共享给其他同事,大张和小王可以分别按照下列步骤操作:

大张在Windows Vista中的主要操作

小王Windows XP中的主要操作

  1. 打开Windows资源管理器,显示想要共享的文件所在的文件夹。
  2. 在目标文件夹上单击鼠标右键,选择”共享”命令,或者直接单击Windows资源管理器工具栏上的”共享”按钮。


  3. 在文件共享对话框中,从上方的下拉菜单中选择一个帐户,或者直接输入目标帐户,并单击”添加”按钮,将该帐户添加到访问列表中。


  4. 随后在下方的访问列表中为每个帐户设置权限。


  5. 添加好所有帐户,并设置必要的权限后,单击”共享”按钮,共享被创建成功。
  1. 打开Windows资源管理器,显示想要共享的文件所在的文件夹。
  2. 在目标文件夹上单击鼠标右键,选择”共享和安全”。
  3. 在文件夹属性对话框的共享选项卡上选中”共享此文件夹”选项。


  4. 在”共享名”和”注释”文本框中输入相应的内容。
  5. 在用户数限制选项下设置希望限制的用户数。
  6. 如果需要设置访问权限,还必须单击”权限”按钮,在随后出现的权限对话框中添加用户,并为不同用户设置权限。


  7. 如果希望设置脱机访问的工作方式,还需要单击”缓存”按钮进行设置。


  8. 设置好所有选项后单击”确定”。

从上述操作杜比中可以看出,大张在Windows Vista的操作只有五个主要步骤,每个步骤都很简单,很快就可以完成;但小王在Windows XP中的操作却需要八个主要步骤,有些步骤(例如权限设置、缓存工作方式等)的设置还需要对相关内容有一定的了解。

因此对于大张来说,创建共享文件的过程基本上不涉及什么高难度的技术,不需要对原理有所了解,在一两分钟之内就可以完成。但是对于小王,他的操作过程则相对更麻烦一些,主要是必须对相关的技术有所了解,而且必须能够了解不同的权限项目之间有什么区别,如果不是很熟练的用户,可能要花好几分钟甚至十几分钟来完成。

其实对于一般用户来说,共享文件的主要目的就是希望同事可以通过网络访问到自己计算机上的文件,大部分情况下都不要设置太多额外的选项。因此在Windows Vista中,默认方式的共享只需要设置最基本的选项即可使用。当然,在Windows Vista下也可以设置Windows XP中那样繁杂的选项,只不过默认情况下用不到,所以才被隐藏起来了。

图 1,在Windows Vista中,文件的共享和权限设置都可以在一个界面中完成,相当简单

图 2,在Windows XP中,文件的共享和权限设置要在不同界面中完成,而且很复杂

另外,Windows Vista在文件共享方面,最值得称道的就是权限的设置。在Windows Vista中设置共享权限的时候可以通过用户身份的方式进行设置,而不像Windows XP那样根据可以进行的操作进行设置。例如,Windows Vista和Windows XP中对应的权限项目包括:共有者-完全控制,参与者-更改,读者-读取。可见,Windows Vista中这种权限描述方法更直观,员工不需要对不同的权限内容有了解,只要根据不同的身份即可为不同需要的同事设置合适的权限。

加密密钥的备份

有些数据需要与他人共享,但有些数据我们可能希望将其尽可能保护起来,不被未经授权的人读取。这种情况下,单纯使用NTFS访问权限进行控制已经无法最大程度保证数据安全,这时最好的办法是使用Windows自带的EFS(加密文件系统)功能将数据加密,这可以确保只有加密数据的人以及被设置为允许的人才可以打开。

虽然EFS加密功能自从Windows 2000时代就开始提供了,不过在Windows Vista之前,EFS最大的一个不足就是不能有效提示用户备份用于解密文件所需的密钥。这样一旦因为任何原因(例如重新安装操作系统,或者病毒破坏)导致密钥损坏或丢失,被加密的数据将无法访问,很多企业和用户已经在这方面吃了亏。同时老版本Windows中对EFS密钥的备份操作略微有些繁琐,一般用户可能根本不明白其中每个选项的含义。因此本节主要打算讨论EFS密钥的备份,而非EFS的使用方法。

要想在Windows中将EFS加密文件系统的密钥备份出来,大张和小王可以分别按照下列步骤操作:

大张在Windows Vista中的主要操作 小王在Windows XP中的主要操作
  1. 在Windows Vista中,一个帐户首次使用EFS功能加密后,系统会立刻用一个气球图标提示我们注意备份密钥。


  2. 单击这个气球图标后可以看到加密文件系统对话框,在这个对话框上单击”现在备份”。


  3. 在随后出现的向导中设定密钥的保护密码和保存路径,其他选项使用默认设置,即可完成密钥的备份操作。
  1. 如果小王知道使用EFS后需要备份自己的密钥,那么他必须首先启动Internet Explorer浏览器。
  2. 在IE的”工具”菜单下单击”Internet选项”,在随后出现的选项对话框中打开内容选项卡。
  3. 单击”证书”按钮,打开证书对话框。
  4. 在”个人”选项卡下找到用于EFS加密的密钥,将其选中,单击”导出”按钮。


  5. 在随后出现的导出向导中,决定密钥导出后的保存位置和保护密码,其余选项使用默认设置,即可完成备份操作。

从上面的对比可以看出,在Windows Vista下,哪怕大张对EFS的工作原理毫不了解也没关系,毕竟第一次加密文件后系统都会提示员工备份自己的密钥。就算他当时忙于工作,没时间备份,以后每次登录后都会看到这个提示消息,直到备份成功,或者决定不再显示这个通知。因此至少从密钥的安全角度来看,Windows Vista做的更好。

对比Windows XP,就有些不足了。如果小王对EFS不了解,可能在毫不知情的情况下就加密了自己的文件,但是并不知道还需要备份密钥。日后一旦重新安装了操作系统,所有的机密文件将永远无法打开,造成巨大的损失。

另外从备份的方法上来看,在Windows Vista中,任何一个新手都可以完整整个备份过程,因为整个过程基本上都是自动的,大张需要做的只是点击鼠标而已。然而在Windows XP中就麻烦很多,不仅需要从很深的界面下打开密钥对话框,而且导出密钥的过程中还有很多选项要决定(虽然默认选项即可,但毕竟还是有很多选项可选,如果小王因为好奇选择了不该选的选项,导出的密钥可能根本无法使用)

数据的备份和还原

虽然通过Windows Vista本身的各项功能就可以帮助我们保护自己的重要数据,然而仅仅这样还是不够的,我们依然需要考虑重要数据的备份和还原问题。毕竟很多其他因素会导致我们的重要数据丢失,例如硬件故障、计算机失窃或者病毒破坏等。而数据本身的价值往往已经远超过了硬件设备的价值。

要想在Windows中备份和还原文件,大张和小王可以分别按照下列步骤操作:

大张在Windows Vista中的主要操作 小王在Windows XP中的主要操作
备份数据时可以这样操作:

  1. 从开始菜单中打开”备份和还原中心”,单击”备份文件”按钮。
  2. 在随后出现的界面上选择备份文件的保存位置。


  1. 选择要备份的文件所在的硬盘分区。


  1. 根据文件类型选择要备份的文件。


  1. 开始备份

还原数据时可以这样操作:

  1. 从开始菜单中打开”备份和还原中心”,单击”还原文件”按钮。
  2. 在随后出现的界面上选择备份文件的保存位置。


  1. 如果指定的位置包含多个备份,选择希望还原的备份。
  2. 指定数据还原到的目的地。


  1. 开始还原
备份数据时可以这样操作:

  1. 从开始菜单中打开”备份”程序,单击”下一步”。
  2. 选择”备份文件和设置”,单击”下一步”。


  1. 根据实际需要选择要备份的内容。
  2. 选择备份文件的保存位置。


  1. 开始备份

还原数据时可以这样操作:

  1. 从开始菜单中打开”备份”程序,单击”下一步”。
  2. 选择”还原文件和设置”,单击”下一步”。
  3. 在随后出现的界面上选择备份文件的保存位置。


  1. 如果指定的位置包含多个备份,选择希望还原的备份。
  2. 指定数据还原到的目的地。


  1. 开始还原

通过上述对比也许很难看出Windows Vista和Windows XP中备份和还原工具的差异,不过实际操作中却能很明显的体会到。

首先,在Windows Vista中,大张不仅可以将备份文件保存在软盘、本地硬盘、可移动存储设备和网络文件夹中,最重要的是还可以将文件直接刻录到光盘(CD或DVD刻录盘都可以,主要取决于刻录机的支持)上。如果备份文件的体积比较大,一张光盘放不下,备份程序还可以自动将备份文件拆分,以便能够保存到多张光盘中。而Windows XP中的备份程序无法直接将文件刻录到光盘,如果只依赖硬盘保存备份,一旦硬盘损坏,原始数据和备份文件都无法读取,那么我们之前的积极备份都等于做了无用功。

其次,在选择要备份的文件时,Windows Vista中的方式更简单,大张只需要根据要备份的文件类型选择即可。例如,如果大张需要备份Word文档、Excel表单等内容,只要选择”文档”类别即可。选择好类别后,甚至不需要添加具体的文件,只要指定文件所在的硬盘分区,备份程序就会自动将该分区上所有符合条件的文件备份起来。在Windows XP中就麻烦多了,小王必须根据实际情况依次添加每个要备份的文件和文件夹。如果这些内容保存的比较集中还好办,但如果分散在硬盘上的不同位置,那这将是一个很冗长的操作,并且操作过程中很容易出现遗漏。

图 3,在Windows Vista中可根据文件的类型选择要备份的文件,不用关心文件的实际保存位置

图 4,在Windows XP须手工指定每个要备份的文件或文件夹,不仅操作繁琐,而且可能遗漏

还原文件的老版本

虽然Windows自带的备份和还原功能可以帮助员工备份重要文件,并在需要的时候还原,但在某些情况下依然不够灵活。例如,我们创建了一个Word文档,并在周一、周三和周五分别进行过编辑,但因为某些原因,我们需要获得该文档在周三编辑后的版本。对于大张和小王,可以分别按照下列步骤操作:

大张在Windows Vista中的主要操作 小王在Windows XP中的主要操作
  1. 在Windows资源管理器中用鼠标右键单击该文件,选择”还原以前的版本”。


  1. 随后对话框中会列出该文件的所有可用版本,选中需要还原的版本。
  2. 使用”打开”按钮打开该版本的副本,查看是否是自己需要的。
  3. 使用”复制”按钮将所选版本提取到其他位置。
  4. 使用”还原”按钮将所选版本替换当前的最新版。
  1. 从开始菜单中打开”备份”程序,单击”下一步”。
  2. 选择”还原文件和设置”,单击”下一步”。
  3. 在随后出现的界面上选择目标备份文件的保存位置。
  4. 选择需要还原的文件版本所在的备份文件。


  1. 指定数据还原到的目的地。


  1. 开始还原。

虽然在Windows XP中使用备份程序就可以将文件还原为老版本,不过相比Windows Vista中的卷影复制功能,Windows XP的备份程序在实现这一目标方面实在是小儿科。例如,假设小王要还原一个文件到周二编辑后的版本,但周二并没有创建备份,那么就无法实现;另外,使用Windows XP的备份程序进行还原,不仅操作繁琐,而且有可能需要从不同时间创建的备份中还原同一个文件,才能判断自己要的到底是哪个。

不过在Windows Vista中就简单了,卷影复制功能是Windows Vista中系统还原功能的一部分,系统每天都会自动创建一个还原点,因而每个文档每天至少都会保留一个版本。而且该功能已经紧密集成在Windows资源管理器中,因此不需要额外的培训,任何人都可以直接使用。

图 5,在Windows Vista中使用卷影复制功能还原文件的老版本

结论

通过上述事例可以看出,对于数据的共享和保护,Windows Vista可以做得更好;而Windows XP要么无法直接实现,要么整个过程很繁琐。

例如,如果想要共享数据,Windows Vista用户只需要选中要共享的文件夹,并开启共享,然后根据”角色”决定每个用户可以进行怎样的操作即可。而Windows XP用户,首先要打开层层叠叠的菜单和对话框才可以看到共享选项,而且Windows XP提供的选项过于细致,很多都是一般人用不到的,不仅增加了操作的难度,而且容易产生误操作。

要想加密文件,Windows Vista用户在首次加密后就会被系统提醒立刻备份自己的加密证书,以便日后需要的时候使用,并且根据系统的指导,简单地点击几下鼠标就可以完成而Windows XP用户,首先很多人根本不知道需要备份加密证书,通常只有在证书丢失导致重要文件无法访问的时候才会后悔莫及。

在备份文件方面,两个系统的对比就更明显了,Windows Vista用户什么都不用关心,只要告诉系统,自己想要备份什么,把备份文件保存在哪里,多久备份一次,剩下的工作都可以交给Windows Vista自动完成。而Windows XP用户,如果对备份程序不是很熟悉,面对备份文件的选择、备份方式的决定、备份计划的创建,恐怕从此只会放弃备份,而将希望寄托于自己的硬件不会坏掉。

至于随时随地将文件还原为之前的版本,这个功能更是Windows Vista在文件管理方面的突破。每天忙碌工作的我们可能都会有出错的时候,如果发现重要文件被自己无意中删除了其中的关键部分,而且进行了存盘,那么在Windows Vista下也不用担心,从文件的属性对话框中就可以找回老的版本。但如果是在Windows XP下,如果你还记得被自己修改掉的内容,那么就老老实实重新输入回去吧,或者恐怕只能面对老板的咆哮。

任何人,只要经过一段时间的习惯,就能立刻使用这些改进提高自己的生产率。而且最重要的是,这些改进使得所有的操作都很简单,这就避免了培训员工需要的成本。

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