拥抱云端办公

嗯,作为一个爱追新,喜欢尝试各种新技术的宅人,我已经使用过很多云服务,例如Amazon的S3以及CloudFront,Google Apps、Windows Live Mesh、Dropbox等等等等。最近又瞄上微软的云端办公环境Office 365了。

List-of-Microsoft-Office-365-Service-Provider-Partners

萌生这个念头主要有两个原因。首先,前段时间因为看到GoDaddy在对.me域名做促销,于是用我自己名字注册了一个这个后缀的域名,本打算也托管到DreamHost那里,作为一个类似about.me那样的个人介绍页面,列出一些我的个人信息用的。

随后,前几天Google的多项服务在国内出现了很多问题,虽然后来官方证实是他们自己的错误导致的,但以往绝大部分故障的原因想必每个人都很清楚。虽然有很多技术手段可以绕过这些问题,但我真的很担心某天早上起床后悲剧地发现这些方法都失效。而我的邮件、日历、联系人等信息全都在Google那里存着,本地完全没有备份,因此如果真的遇到这种情况那就麻烦大了。

于是也就考虑把自己的数据搬到其他地方,这时候正好也就想到微软了。虽然微软在大陆也没有服务器,但至少和衙门的关系还算可以,而且从以往的经验来看,微软的服务受到那啥的影响还是比较小的,当然这可能也和微软全力配合衙门的某些要求有关。

不过在现在的大环境下,这些都不是大问题了。虽然当初参与了这个服务的公测,不过当时也没太在意,正好现在已经正式发布,干脆注册一个玩玩吧。而且这些服务应该能与Windows Phone 7手机完美配合,而我下一部手机就打算用WP7呢,先做做前期准备吧。

包含哪些内容?

我目前注册的是针对个人和小企业的P1方案,每用户每月费用6美元,包含下列内容:

  • Exchange Online:这就是其中最重要的企业邮箱了,注册后可以使用微软提供的,格式为xxx.onmicrosoft.com的域名,当然也可以使用自己注册的域名。该服务为每位用户提供了25GB邮箱空间,可发送最大25MB体积的邮件。可以通过PC上的Office Outlook客户端,其他支持ActiveSync协议的客户端或移动设备、Pop或IMAP客户端,以及Web界面(OWA)访问。Exchange Online的详细规格
  • SharePoint Online:提供完整版SharePoint服务,完全可以用来托管大量网站,例如托管一个对外的公开网站,并创建多个对内的,不同用途的网站,网站的创建很简单,根据用途选择不同模版就行,例如博客、微机、文档库什么的。订阅的套餐内为每个“公司”提供10GB基础存储空间,而购买许可的公司员工每人可额外增加500MB,如果还不够,可以每GB每月2.5美元的价格继续购买。只可惜已经习惯了WordPress,不想更换,不然还真想把我的博客也迁移到这里,DreamHost那里的费用就可以省掉了。SharePoint Online的具体规格
  • Lync Online:这是微软的下一代企业通讯软件,简单理解就是一个企业内部使用的IM软件,可以通过客户端或Web页面的方式访问,并且可以和Office软件紧密集成。不过因为我只是一个人使用,所以对这个服务不是太关注,也就没仔细了解。虽然暂时还用不上,不过Lync Onlien看起来也绝不简单
  • Office Web Apps:这是在线版微软Office软件,包含Word、Excel、PowerPoint、Onenote组件,提供了客户端版本包含的大部分常用功能,所有操作都可以在浏览器里进行,并且还针对移动设备提供了简化的版本。其实这个服务已经包含在微软的免费云服务Windows Live Skydrive中,感兴趣的筒子可以在这里体验一下。

另外针对要求更高的中型企业,如果愿意花更多钱,还可以获得更多企业级服务,例如按月租用的Office Professional Plus客户端软件、AD集成、同时涵盖自营设备和云端服务的混合环境等。

另外要注意:目前Office 365虽然全面提供了简体中文界面,但尚未在中国大陆提供服务。因此简体中文服务是通过新加坡数据中心提供的,不过访问速度还可以。

能获得哪些好处?

内容介绍的差不多了,不过这些服务都要花钱,而且用户数多了可能还不便宜,使用这些服务能获得哪些好处?

首先,只要经过妥善的设置,使用这些服务的企业根本不需要管理太多服务器,甚至一台服务器都不需要。办公室内只要提供计算机或其他设备,并提供速度足够快的网络连接,其他问题就由微软来操心吧。

不需要购买、管理、维护服务器软硬件,不需要花钱建设机房或者使用托管服务,不需要专门的IT运维人员,不需要担心正版软件太贵,盗版软件容易惹麻烦。只要根据员工数量订阅相应的服务就行了,而且一个员工离职后,订阅的服务还可以直接迁移给新员工使用。

同时,由于所有服务都由微软的服务器来运行,他们的技术水平肯定是比一般中小企业的IT人员高不少的。所以基本不用担心安全问题,容灾和冗余这些工作也完全不需要自己操心。公司内部只要确保网络连接正常使用,就可以放心使用了。当然这只是理想情况,各大云服务供应商都可以提供,并且以往都遇到过大大小小的故障,但总体来说至少要比企业自己维护的环境要好得多。

后台管理界面,看起来还不错哈

简单的使用感受

这个服务其实挺简单的,开通后我主要在忙两件事情:邮件的迁移,以及对外公众网站的准备。

先说邮件问题吧,这个问题因为一些特殊原因导致绕了很多弯路。为了方便使用其他邮箱服务的用户顺利迁移到Exchange Online,微软提供了一种“链接帐户”的功能,简单来说就是在这个功能里输入自己其他邮箱的用户名和密码,随后微软的服务器就可以自动登录到这些邮箱,把所有邮件内容都收回来。

要注意:根据介绍,为了避免频繁发送请求,这个功能被设置为每小时进行一次收取工作,每次最多收取400封邮件。好吧,我的Gmail里现在有超过5万封邮件,且等着吧。

其次要注意,主要是针对Gmail用户,确切来说是启用了两步验证功能的Gmail用户,目前还有一个不大不小的问题。

Google的两步验证是个绝好的功能,启用后,可以针对不同应用设置专用密码,并使用这些密码在其他应用或程序中登录。由于执行某些重要操作依然需要使用主密码,所以就算应用程序专用密码泄漏,毕竟不是主密码,因此不会造成太大的损失。

然而在将我的Gmail帐户连接到Exchange Online时发现,无论使用Google帐户的主密码,或者专门建立一个应用程序密码,都无法正常连接,往往要等待好几个小时,然后才告诉我密码错误。最后没办法,只好暂时禁用了两步验证,这才正常。

因此如果你也遇到这样的问题,现阶段只能临时禁用两步验证了。不过对于连接帐户功能,建议只在刚开通Office 365,需要将大量邮件迁移过去的时候才使用。只要以往的邮件都收过来了,随后只要在原邮箱那里设置一个转发,把新收到的邮件都自动转发到Exchange Online这里就好了。毕竟连接帐户功能只能一小时检查一次,有时候可能会导致无法忍受的延误。

通过Outlook Web App在网页里处理邮件,体验很不错,其实这就是原本早就存在的OWA。所以如果不想再为软件花钱,直接使用Web版就挺好了,客户端软件能提供的主要功能这里都有。

如果不想用庞大的Outlook客户端,Web界面其实也不错

另外对于SharePoint Online,其实本地版SharePoint软件早就有了,不过由于各种原因,在国内了解和使用的人貌似并不多。诚然,这软件本身就很复杂,并且想要用好还需要进行大量的二次开发。可一旦安装妥善,实际使用中的效果还是很不错的。尤其是和Office客户端软件的紧密集成,对联机协作等功能的促进很可观。

而且这个功能也完全可以和SharePoint Designer(也就是以前的FrontPage,现在微软免费提供这个软件,并且直接充当SharePoint的设计工具)紧密配合,方便进行各种开发工作。

要想用好SharePoint,开发工作是少不了的

不过目前我就一个人使用,不需要协作,因此我主要把这东西当作Web服务器来使用,建立一个对外的公众站点,然后还可以建立对内或对外的维基和博客。另外,通过使用Office 2010中包含的SharePoint Workspace软件,还可以把SharePoint当作网络硬盘来使用,把工作中用到的文档和SharePoint的库进行同步,间接实现文件的异地备份。呵呵,看来Amazon的S3也可以省略了。

而且说到SharePoint和Office客户端软件的紧密集成,对于库中保存的文件,可以直接在浏览器内调用Web App打开并编辑,也可以自动在客户端软件中打开并编辑,然后重新保存回云端。我觉得只要有了这种方式,其他任何网盘或文件异地备份服务都会黯然失色了。

能当Web服务器,能当协作环境,还能当网络备份设备,SharePoint Online是个好东西

对了,我那个对外公开的网站基本做好了,虽然不太美观,不过也挺有意思的,来看看吧:www.liuhui.me

毕竟才只使用了两天时间,对于这套服务,还没有多少感受。不过针对我自己的使用习惯,我感觉自己完全可以用这一个服务代替以往使用的很多其他服务,其中不少是收费的,这样算下来,每月6美元获得如此多的功能,已经算是非常划算了。

如果真正想要在生产环境中让所有员工都使用这些服务,其实可以进行一下简单的计算,这服务最高档的企业版每用户每月27美元。看似挺贵,可购买服务器硬件和软件,所有设备的维护和管理,电费支出,人工成本…把所有这些都加在一起的话,具体数字肯定各不相同,但相比Office 365就算便宜,也不会便宜太多。

更何况这套服务后端的运维技术水平肯定要比绝大部分企业自己的水平高很多,而且由于是基于订阅的服务,因此只要相关软件有新版本发布,根本不需要自己执行升级工作,刷新一下浏览器立刻就能使用。听起来挺爽的哈。

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《拥抱云端办公》有9个想法

  1. 我想寻找一个备份自己重要文档的云端服务,要求容量大一些,各种平台都可以访问处理,不知道哪一种适合我呢?这个微软的好像没找到存放各种文件的服务哦。

  2. 这个就看你愿意用现成的网络存储服务(例如Dropbox等),或者是需要前端配合的云存储(例如Amazon S3或微软的Azure)了。前者比较简单,一般都有现成的客户端,装了就能用,付费就能扩容。但被墙的可能性超级大。后者纯粹是后端服务,需要客户端软件配合,因此只要你能在你需要的平台上找到对应的软件,那就可以完整跨平台,而且容量无限,只要你付钱就行了。

    我目前的做法就是使用Amazon S3,不过我暂时不需要跨平台,只是当作网络备份服务来用。另外我还在使用Box,在电脑、手机、平板之间中转一些文件,你也可以试试看

    1. 我暂时没有这个需求,没试过,不过搜索了一下,这个问题还挺麻烦的。主要是,虽然可以在公开网站下使用Blog模版创建一个子站,但因为实现评论和分类功能的“列表”依然位于需要登录才能访问的Team site 中,所以依然无法实现完全匿名的博客访问。这个在官网论坛上已经讨论过很久了,暂时好像还是没有比较官方的解决方法,不过这里介绍了一种方法 : http://shopsharepoint.com/blog/43-sharepoint-online-how-to-enable-anonymous-access-to-a-list-or-a-document-library-on-your-office-365-sharepoint-website.aspx 需要上传一个第三方的Webpart,然后设置必要的权限。这个我没试过,你感兴趣的话可以试试看。不过这个文件不是官方的,最好谨慎一些

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