Office 2010新感觉:Outlook

在Office套件中,除了Word,接下来使用最频繁的就是Outlook了。实际上,在有Exchange的环境中,Outlook才能发挥最大作用,不过我还是喜欢用Outlook收发POP3邮箱的邮件。主要是因为这个软件的功能最多,而且直接包含了联系人管理、日程安排等非常实用的功能,并且任何手机都能接受与Outlook进行同步,非常方便。

在Outlook 2010中,目前发现了一些有用的改进,当然,还有一些不足。

HTML邮件的渲染速度

目前的 Outlook  2010中,HTML邮件的渲染速度非常慢。老版本的Outlook使用Word提供的组件对HTML邮件进行渲染(很奇怪,为啥不用IE?),当时感觉速度还可以,尤其是Outlook 2007在安装了KB 968009补丁之后,速度那叫一个飞快。不过在2010中,又到退回去了。基本上,在点击一个复杂的,包含内部和外部图片、表格等内容的HTML邮件后,要等待三秒钟左右才能显示邮件内容。希望这只是目前版本中的Bug,以后会得到改进,否则真正用起来就比较麻烦了。

邮件中的日历视图

如果需要和他人一起安排日程,那么最简单的办法就是,在Outlook的日历视图中,创建一个约会,输入必要的选项,然后直接用电子邮件发送给他人。这样发送的邮件实际上是一个带有.ics附件的邮件。别人在收到这个邮件后,可以打开ics文件,然后决定是否参加还是拒绝,或者是否需要重新安排时间。

但在老版本中,必须双击这个附件,才能查看相关的日程信息,比较麻烦。在2010中,如果邮件带有ics文件,则直接会在邮件中显示一个日历视图,视图会显示该文件对应时间的开始和结束时间,同时在这段时间前后如果已经有其他安排,也会一起显示出来。这样不用打开附件,就可以知道自己当时是否有空,并通过顶部的按钮直接决定是否接受、拒绝,或者延期。

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附件的删除

从N多年前开始,就有很多人建议Outlook中提供一个这样的功能:对于包含附件的电子邮件,可以只删除附件内容,保留电子邮件内容。呵呵,到了2010版中,终于提供该功能了,很不容易啊。

如果邮件包含附件,在单击选中附件后,Ribbon工具栏上就会出现附件选项卡,其中提供了删除附件的功能,虽然这只是一个小改进,不过非常方便和实用。

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快速操作

平时在收到某些邮件后,我们可能需要对邮件执行一些频繁的操作。例如,对于来自某客户的邮件,可能经常需要转发给BOSS;如果是来自同事的邮件,可能需要移动到某一文件夹;如果是来自某大BOSS的邮件,可能需要据此安排会议。

这类活动有一个特点:针对的是频繁收到的来自特定人的邮件,并且对于这些邮件,需要执行某些固定操作,而且还需要经常进行。

在2010版中,为了简化上述工作,可以使用Quick Steps功能,简单来说,这个功能类似Word中的“宏”,可以将常用的一系列操作录制下来,并定义不同的条件和处理方法(Outlook提供的条件和操作非常丰富),然后直接放置到Ribbon工具栏上。这样如果选中了一封邮件,需要进行某些操作,直接从Quick Steps中单击对应的按钮即可。

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无处不在的缩放

在某些视图下,窗口右下角会出现缩放滑块,拖动该滑块就可以对内容进行缩放。这个功能非常适合某些自定义字号的邮件,因为自定义的字号可能太小,根本看不清。

例如,某封邮件,如果原本显示的文字太小,就可以向右拖动滑块,放大文字。但这个功能目前存在一定的问题。例如,只能放大邮件的预览窗格,邮件窗格无法放大。下图就是这样,在邮件列表中选中某封邮件,然后放大,这很正常;但在双击该邮件后,显示的依然是100%大小的内容,而且没有再次提供放大选项。虽然邮件主窗口的Ribbon工具栏中也提供了Zoom按钮,不过点击该按钮会打开一个对话框,随后还需要输入希望使用的放大比例,明显没有滑块的方式简单方便。

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这个放大功能还是具有针对性的。例如,在邮件视图下,缩放的是邮件正文的文字大小;在日历视图(除月视图)下,缩放的是日历的标尺刻度;在联系人的Business Card视图下,缩放的是每个人名片的图片大小;任务视图无法使用缩放。

唯一不便的地方在于,对于联系人的Business Card视图,会将每个联系人的名片图片进行缩放,然而在这种时候,每个人的名片是作为图片的形式进行缩放的,也就是说,如果放大,内容就会模糊;如果缩小,文字就会看不清。

联系人卡片

我不知道这个功能的正式称呼,所以暂时这样叫吧。当在Outlook中任何地方显示某个联系人的电子邮件地址信息后,将鼠标指针指向,随后会有一个弹出菜单列出有关该联系人的一些其他内容,和可执行的选项。例如,发送电子邮件、IM聊天、拨打电话等。

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这个功能没啥实际用处,就是为了方便。不过奇怪的是,我联系人信息中已经输入例如IM地址,而且对方和我的IM都已经登录,但此时IM聊天的按钮依然是灰色不可用的,鼠标指向后要求我登录IM软件,奇怪的问题。

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